Op 14 juni 2022 hebben we ons Workflows webinar gehouden. In dit webinar zijn we dieper ingegaan op de mogelijkheden die je hebt met onze Workflows module. Deze module is voor iedere Assu® gebruiker gratis beschikbaar in Assu®. Je hoeft er dus geen extra module voor aan te schaffen.

Bedenk voor jezelf als bedrijf altijd eerst goed welke processen jij hanteert richting jouw klanten, om zo op een optimale en efficiënte manier de Workflows in te gaan richten die voor jouw kantoor belangrijk zijn!

In onderstaand verslag geven je per hoofdstuk een kleine uitleg over wat we besproken hebben.

DE EVOLUTIE VAN WORKFLOWS:

Het idee dat aan de basis lag van Workflows is zijn onze zogenaamde “(tijdgebonden) servertaken”. Hierin geef je de server een opdracht om op een bepaalde tijd een bepaalde actie uit te voeren. De acties worden achter de schermen geheel automatisch uitgevoerd en je hebt geen invloed op het proces. Een voorbeeld hiervan is een servertaak voor het ophalen van Ai DBS berichten. Hier kun je meer lezen over onze servertaken.

Vervolgens kwamen er “Automatische handelingen” bij. Met behulp van deze functionaliteit kun je een aantal handelingen automatisch laten starten door middel van een trigger. Bijvoorbeeld: stuur een e-mail naar een relatie bij het wijzigen van een polis. Meer weten over de automatische handelingen? Klik dan hier>>>

Uiteindelijk hebben we de huidige Workflows module ontwikkeld. Hiermee kun je een uitgebreid scala aan processen optimaliseren. Je kunt zelfs een Workflow laten starten door middel van een automatische handeling. In het vervolg van dit artikel vertellen we je meer over Workflows.

WAAROM WORKFLOWS:

Met behulp van Workflows geef je je organisatie een aantal mooie voordelen:

• Optimalisatie van je processen: je richt ze specifiek voor jouw eigen processen in zodat alles automatisch gaat
• Van reactief naar proactief: je hoeft zelf geen zakenmeer handmatig bij te houden. Workflows acteert voor jou.
• Efficiëntie: je hoeft minder handelingen uit te voeren dus je hebt minder kans op het maken van fouten
• Uniforme werkwijze: omdat je zelf al je processen inricht en automatiseert, zullen ze voor je hele bedrijf automatisch werken
• Geen maandelijkse licentiekosten: de Workflows module is een gratis module binnen Assu®
• Zorgplicht Workflows. Op onze site staat een aantal Zorgplicht Workflows voor je beschikbaar zodat je ze niet zelf hoeft te bouwen

SOORTEN WORKFLOWS:

In Assu zijn er twee soorten Workflows:

• Zorgplicht Workflows
• Proces Workflows

Zorgplicht Workflows

Door  middel van de Zorgplicht Workflows kun jij als adviseur voldoen aan jouw Zorgplicht. De Zorgplicht Workflows nemen jou een aantal taken uit handen die je normaal zelf uit zou moeten voeren. te denken valt bijvoorbeeld aan:

• het versturen van een mail naar een kind dat binnenkort 18 jaar wordt
• klanten die 55 jaar worden een email sturen over hun hypotheek
• 3 jaar na het passeren van een hypotheek een mail sturen of je klant tevreden is over de hypotheek

Wil je meer voorbeelden inclusief uitleg nalezen? Klik dan hier>>>

Proces Workflows

De proces Workflows zijn het ideale hulpmiddel om een aantal veel voorkomende processen binnen jouw bedrijf te automatiseren. Bijvoorbeeld het toesturen van een schade formulier naar je klant die net een schade heeft gemeld en ook de opvolging van dit proces.

WAT DOEN ZE?:

Workflows kunnen heel veel. In dit webinar hebben we je een schema laten zien van een Workflow waarmee je een schade formulier naar een klant laat sturen na het melden van een schade. Je krijgt de keuze of je een algemeen schade formulier wilt versturen of een auto schade formulier. Daarna volgt er een taak om te controleren of je klant het formulier gevuld heeft, gevolgd door een actie richting de maatschappij en de wijziging van de TP status in Assu®. Is de schade uitbetaald? Dan wordt de status van de schade in Assu® automatisch gewijzigd en een mail gestuurd naar de klant dat de schade uitbetaald wordt. Zo niet, ook dan wordt de status gewijzigd en wordt er een mail gestuurd dat de schade afgewezen is. tenslotte wordt de schade zelf in Assu® ook nog automatisch op afgelegd gezet.

Kortom een flink proces dat hiermee volledig automatisch verloopt.

WANNEER GEBRUIK JE ZE?:

Je kunt Workflows om allerlei redenen gebruiken. In het webinar hebben wij de vier belangrijkste redenen voor je benoemd:

• Je borgt de kwaliteit van je processen als je Workflows gebruikt
• Je automatiseert je processen dus je vergeet geen activiteiten
• De processen verlopen efficiënter dan wanneer je alles handmatig doet. Dit levert een enorme tijdswinst op
• Workflows hebben een waarschuwingsfunctie. Dit geeft gemoedsrust

ICM AUTOMATISCHE HANDELINGEN:

Workflows kun je perfect gebruiken in combinatie met automatische handelingen. Zo kun je bijvoorbeeld een automatische handeling inrichten die een Workflow start bij het melden van een schade van het type “Brand”. De eerder in dit artikel vermelde schade Workflow zal dan automatisch gestart worden zodat jij geen zorgen meer hebt over het versturen van een schadeformulier en het aanleggen van taken of je relatie het formulier wel retourneert.

STARTCONDITIES EN GEBRUIK:

Aan een Workflow kun je een startconditie hangen. Je zegt dan eigenlijk tegen een Workflow: je mag pas starten als je voldoet aan een bepaald criterium of criteria. In de video bij dit webinar kun je van alle drie de soorten een voorbeeld zien.

We onderscheiden in Assu® drie soorten startcondities:

• repeterend
• met een datum
• met een voorwaarde

Een repeterende Workflow

Bij een repeterende Workflow kun je zelf aangeven wanneer je hem wilt laten herhalen. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat je hem ieder jaar herhaalt en tevens op basis waarvan je hem wilt laten herhalen: op basis van de vorige afgeronde Workflow, of op basis van de vorige afgeronde Workflow.

Een Workflow met een datum

Zoals de titel al doet vermoeden gaat het hier om een Workflow waar je een datum in kunt vullen. Je kunt bijvoorbeeld zeggen dat je een Workflow start na 1 jaar dat iemand klant bij je is of een x aantal jaren na de onderhoudsdatum.

Een Workflow met een voorwaarde

Bij Workflows met een voorwaarde kun je bepaalde voorwaarden stellen waaraan een workflow moet voldoen voordat hij gaat starten.

Zo kun je bijvoorbeeld als startvoorwaarden vastleggen dat je alle actuele relaties wilt zien van het type klant die ook nog eens particulier zijn.

WORKFLOW ACTIVITEITEN:

Als je een Workflow gaat inrichten krijg je te maken met “activiteiten”. Dit zijn handelingen of stappen die uitgevoerd worden door je Workflow. Het gaat te ver om ze hier allemaal uit te leggen, maar een voorbeeld is “voer een actie uit”, waarbij je kunt zeggen dat de actie het aanmaken van een taak of het aanmaken van een e-mail is.

We onderscheiden hoofdactiviteiten en subactiviteiten. De hoofdactiviteiten zijn de activiteiten die de Workflow gaan bepalen. Je sleept deze naar het midden van het scherm als je gaat bouwen zoals je in onderstaande GIF kunt zien. De subactiviteiten bestaan alleen als onderdeel van een andere activiteit.

In onze Assu handleiding hebben we een overzicht voor je opgesteld met daarin alle activiteiten uitgelegd. Wil je dit overzicht bekijken? Klik dan hier>>>

EEN AUTOMATISCHE HANDELING BOUWEN:

In het video verslag van dit webinar dat je onderaan dit artikel terug kunt vinden, kun je terugkijken hoe je een automatische handeling bouwt. Wil je een stap voor stap uitleg op je scherm? Klik dan hier voor de Assu® handleiding waarin we je uitleggen hoe je een automatische handeling zelf kunt bouwen.

WAAR KUN JE ZE VINDEN?:

Onze standaard Zorgplicht Workflows kun je terugvinden op deze pagina>>>

De Workflows die je zelf aanmaakt in Assu® kun je `bovenin het lint van Assu via Onderhoud – Workflows terugvinden: Workflows (7) (aiautomatisering.nl)

AAN DE SLAG MET WORKFLOWS:

Zelf aan de slag met het bouwen van Workflows? Je kunt er direct mee van start gaan. Heb je liever nog wat hulp of wil je ze heel specifiek voor jouw bedrijf door ons in laten richten? Denk dan ook eens aan ons consultancy abonnement.  Hiermee kunnen we jouw organisatie optimaal ontzorgen.

Op basis van 3 opties hebben we de volgende mogelijkheden voor je:

• “Neem tijd”: een abonnement op basis van 2 dagdelen consultancy
• “Meer tijd”: een abonnement op basis van 4 dagdelen consultancy
• “Alle tijd”: een abonnement op basis van 8 dagdelen consultancy

Dit webinar nog een keer terugkijken?: 

Klik dan op onderstaande afbeelding om een video van het webinar te bekijken:

Interesse in meer webinars?: 

Heb je na het volgen van dit webinar trek in meer? Dan hebben we goed nieuws voor je? Op donderdag 22 september van 10.00-11.00 houden we namelijk weer een webinar in de serie A.informatief. We nemen je hierin mee in de ontwikkelingen van het tweede kwartaal en kijken terug naar de ontwikkelingen van het tweede kwartaal.

Vragen:

De vragen die wij binnen hebben gekregen tijdens ons webinar hebben we geordend onderaan deze pagina.

Wij hopen dat we iedereen hiermee een goed beeld hebben kunnen geven van alle ontwikkelingen binnen A.i. Automatisering. Heb je nog vragen? Aarzel niet om contact met ons op te nemen.

Met vriendelijke groeten,

Team A.i. Automatisering