Samen naar een mooie migratie
Datamigratie is nooit zomaar een druk op de knop. Het is een nauwkeurige klus want het gaat tenslotte om data welke cruciaal is voor jouw bedrijf om een goede dienstverlening te kunnen verlenen aan je klanten.
Gelukkig hebben wij inmiddels al een jarenlange ervaring met datamigraties en hebben wij vele tevreden relaties hierin mogen begeleiden.
Samen met onze ervaren (data)migratiespecialisten zorgen wij ervoor dat wij je stap voor stap begeleiden naar een mooi eindresultaat.
In onderstaand stappenplan laten wij je zien wat je van ons kunt verwachten tijdens de migratie van jouw data:
Stap 1: Inventariseren
Om jouw wensen en verwachtingen goed in kaart te brengen zal je samen met een vanuit ons aangewezen contactpersoon het gesprek starten.
Vragen als; ‘Wanneer wil je starten’ en ‘Wat zijn je verwachtingen?’ Maar ook ‘Werk je op een desktop of laptop?’ ‘Maak je gebruik van een eigen netwerk of host je een server bij een systeembeheerder?’, ‘Blijven alle medewerkers hetzelfde?’, ‘Moet alle financiële historie mee of maar tot een bepaald jaar?’
Allerlei zaken waar je misschien nog niet over nagedacht hebt maar welke erg belangrijk kunnen zijn voor een goede doorloop van deze overstap. Wij nemen je mee om dit zo helder mogelijk te krijgen voor we ook nog maar een letter overgezet hebben.
Samen proberen we een duidelijk beeld te krijgen van alle verwachtingen. Als alle partijen duidelijk weten waar ze naartoe werken kan dit kan een hoop verrassingen voorkomen.
Stap 2: Plannen
Nu dat we samen overeengekomen zijn hoe het project eruit moet komen te zien en waar de verwachtingen liggen kunnen we een planning schetsen van het volledige proces.
Wanneer lever je data aan, wanneer volgen de installatie, wanneer moet je aanwezig zijn voor training, in welke periodes mag je iets van ons verwachten en wij van jou.
Sommige data vraagt nu eenmaal meer zorg dan andere. Daarom stem je samen met je contactpersoon een realistische planning af, die past bij de omvang van de migratie.
Stap 3: Eerste proefmigratie
Aan de hand van de overeengekomen planning halen wij data op of wordt dit bij ons aangeleverd en gaan we een eerste proefmigratie uitvoeren.
Vanaf je eigen werkplek krijg je toegang naar het pakket en kan je starten aan de controle van je data. Voor deze controle stellen wij een digitale training en een controle document beschikbaar zodat je geen belangrijke gegevens mist.
Kom je tijdens de controle fouten tegen? Dan dien je deze te loggen in ons ticketsysteem: A.i. Servicedesk:
Stap 4: Tweede proefmigratie
Het gaat al lekker snel, je hebt de eerste controles gedaan en je tickets met gevonden fouten zijn aangemeld in het ticketsysteem. Inmiddels heb je ook al een duidelijk beeld van de kwaliteit van de migratie en je bent dankzij het controleformulier al op alle plekken in het systeem geweest.
De migratiespecialist gaat nu met jouw tickets aan de slag, hij controleert de oorzaak en lost dit waar mogelijk direct voor je op. Mocht er iets niet duidelijk zijn dan overleggen jullie dit telefonisch.
Soms zijn fouten in een conversieproces zo verstrekkend dat we genoodzaakt zijn de data opnieuw te moeten converteren, maar, vaker kunnen we de issues direct voor je aanpassen middels een gerichte databaseaanpassing. De migratiespecialist brengt je telefonische en via het ticketsysteem op de hoogte van de geboden oplossingen voor jouw melding(en).
Stap 5: Eigen controle
Zodra alle punten opgepakt zijn krijg je het signaal om nogmaals de controle te doen.
Je krijg je de gelegenheid om nog eens een eigen controle te doen op de door ons geboden oplossingen.
Mocht het zo zijn dat er toch nog iets niet goed gegaan is dan gaan we samen opnieuw naar deze punten kijken.
Bij akkoord van de gegevens nemen we je mee naar laatste stap.
Stap 6: Definitieve migratie
Na het uitvoeren van de laatste controles hebben jullie akkoord gegeven om door te gaan naar de definitieve overzet van de data. Zoals bij de eerste proef krijgen wij een dataset aangeleverd of halen deze op en in 2 a 3 werkdagen zetten we alles over naar het Assu® pakket.
Let op: in deze periode zul je 2 of 3 aaneengesloten dagen niet kunnen werken omdat wij met het omzetten van jouw gegevens bezig zijn.
Livegang?
De definitieve datamigratie heeft plaatsgevonden en je bent klaar om te starten met Assu®. Een bijzonder en spannend moment. Dat snappen wij heel goed en daarom is 1 van onze consultants fysiek aanwezig op jouw kantoor om het werken met Assu® zo soepel mogelijk te laten verlopen.
De consultant geeft uitleg en training aan jouw medewerkers en ook zal onze consultant jullie eerste vragen gelijk kunnen beantwoorden.
Aangezien geen enkele migratie (of medewerker) hetzelfde is begrijpen wij het heel goed dat er behoefte kan zijn aan meer dagen support of extra training. Als er meer dagen consultancy nodig zijn dan in de offerte waren besproken dan kunnen er in overleg extra uren worden ingepland.
Doorlooptijd
Een datamigratie is een zorgvuldig traject van ophalen, plaatsen en controleren van gegevens. Houd er dus rekening mee dat dit traject enige maanden kan duren. Hoe lang precies hangt sterk af van de kwaliteit van de aangeleverde data en hoe zorgvuldig de controles worden gedaan.
Een tijdsindicatie is dat wij binnen 3 maanden (vanaf het inplannen van de migratie) een werkend pakket uitgeleverd willen hebben.
Je krijg tijdens het inplannen van het project al een duidelijk beeld van waar de eindstreep komt te liggen.
Een uitzondering op deze regel zijn de Excel en PBI conversies. Deze kunnen veelal in enkele weken worden afgerond.
Mocht je toch een schatting willen hebben van jouw migratie, vraag dan of jouw relatiebeheerder dit bij Datamigratie voor je kan opvragen.
Migraties die wij via een externe partij uit moeten laten voeren vallen niet onder bovenstaande plangarantie.
Tips
Om de migratie van jouw belangrijke gegevens zo goed mogelijk te laten verlopen verwachten hebben we nog wat tips voor je:
Tijd
Blok voldoende tijd vrij in je agenda voor het controleren van je gegevens. Ons advies hierbij is rekening te houden met 2 volle werkweken.
Handen
Houd iemand vrij voor het controleren van de gegevens en het doorgeven van eventuele vragen die opkomen na het aanleveren van de data. Ons advies hierbij is om iemand met een fulltime contract aan te stellen om dit contact te voeren.
Check check dubbelcheck
Zorg ervoor dat zowel de eerste als de tweede proefmigratie goed nagekeken worden. Bij voorkeur ook door dezelfde persoon.
Je oude contract
Wacht met het opzeggen van je oude contract totdat je met ons de inventarisatie hebt gedaan. We kunnen daarin nog moeten bespreken of jouw pakket te converteren is door ons.
Verantwoordelijkheid
Jij bent verantwoordelijk voor het juist aanleveren van je eigen datadump. Zorg er dus voor dat de aangeleverde datadump juist, compleet en op tijd is.
Toegang tot gegevens
Zorg ervoor dat je systeemhuis of systeembeheerder op de hoogte is van het migratie traject en toegang kan geven tot jouw gegevens aan onze medewerkers.
Contactpersoon
Stel iemand binnen het bedrijf aan als vaste contactpersoon tijdens het project. Bij voorkeur is dit iemand met ervaring in de branche, zeggenschap en uiteraard iemand die goed bereikbaar is.
Maak kennis met onze dataspecialisten
Wil jij weten wie er hard voor werken om jouw data veilig en correct over te zetten? Klik dan op de foto’s om kennis met hen te maken.
