Als assurantietussenpersoon ben je continu op zoek naar oplossingen om je processen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Als Assu® gebruiker ben je waarschijnlijk al bekend met onze selecties waarmee je snel een doelgroep voor een mailing kunt samenstellen of onze Workflow module waarmee je een flink aantal processen kunt automatiseren.
Maar daar blijft het niet bij, want in deze digitale tijd gaat nu ook het tekenen van de documenten digitaal. We hebben in Assu® een handige functionaliteit beschikbaar waarmee je jezelf een hoop tijd kunt gaan besparen, namelijk “Digital Signing” of gewoon op zijn Nederlands “de Digitale Handtekening”.
Door papierloos te werken beheer je makkelijker en sneller je documentenstroom. Een digitaal te tekenen document is snel verzonden en de ontvanger kan het overal waar hij of zij wil ondertekenen en terugsturen zonder dat de stukken eerst uitgeprint en gefrankeerd dienen te worden. Na het ontvangen van je getekende document zet je het weer in het docarchief van je relatie en je hebt alles weer netjes bij elkaar.
Wat zijn hier de voordelen van?
We hebben enkele voordelen van Digital Signing voor je op een rijtje gezet die voor jou en je klanten gelden:
Veilig:
Doordat belangrijke papieren niet langer in een enveloppe verstuurd worden heb je niet langer twee verzendmomenten waarop je het risico kunt lopen dat de stukken in handen kunnen komen van derden. Elektronische documenten worden versleuteld verzonden via de digitale snelweg.
Tijdbesparing:
Je hoeft niet langer tijd te verspillen met het afdrukken en verzamelen van stukken of het hele kantoor door te lopen om handtekeningen te verzamelen. Ook degene die de stukken ontvangt heeft alles gelijk in zijn of haar mailbox en kan de documenten ook inzien als hij of zij gebruik maakt van bijvoorbeeld de Appviseurs app.
Geldbesparing:
Tijd is geld zeggen ze en dat is inderdaad zo. Je bent minder tijd kwijt aan het verzamelen van handtekeningen en het ordenen van papieren dossiers. Ook scheelt de digitalisering drukkosten en papierkosten. Voor de Digital Signing dienst rekenen wij wel 1 Euro per bericht. Het voordeel voor je klant is dat hij geen retourkosten hoeft te betalen.
Milieu:
En, niet geheel onbelangrijk… Digital Signing is goed voor het milieu. Onderzoekers hebben berekend dat sinds de introducering van Digital Signing in 2003 het volgende bespaard is op milieugebied:
- 20 miljard vellen papier
- 7,5 miljoen liter water en 50 miljoen kilo papier afval
- 700.000 kilo aan CO2-uitstoot minder door minder papierverbruik
Als je zoveel bijdraagt aan het milieu geeft dat je bedrijf uiteraard ook een goed beeld aan je klanten 😉
Kortom… aan Digital Signing hebben zowel jij, je klant als het milieu een duidelijke meerwaarde.
En hoe werkt dat dan in Assu®?
Voor het verzenden van digitale documenten leveren wij in de nieuwe Assu® Upgrade een aantal standaard rapportages mee, zodat je gelijk aan de slag kunt gaan met dit nieuwe proces. Heb je liever je eigen rapportage(s)? Geen probleem. In onze Assu® handleiding kun je zien hoe de rapportages voor Digital Signing werken zodat je ook zelf je eigen rapportage(s) kunt maken.
Vanuit je docarchief selecteer je het document wat je wilt gaan verzenden (bijvoorbeeld een offerte). Je geeft daarna aan dat je het door middel van Digital Signing wilt gaan verzenden en je krijgt een wizard te zien die je helpt de juiste stappen te volgen.
Zowel de adviseur als de ontvanger krijgen per e-mail de offerte en het te ondertekenen rapport binnen en na ondertekening door beide partijen heb je een rechtsgeldig getekend document in je bezit. Snel en efficiënt dus.
Meer weten over Digital Signing in Assu®?
Heb vragen over Digital Signing? Neem dan contact op met onze Support afdeling of 1 van onze consultants.
