Het kan gebeuren dat je om een aantal redenen kosten in rekening wilt brengen bij je klanten. In dit artikel leggen we uit hoe je dit dient te doen voor de verschillende soorten kosten die het meest gebruikt worden:
Polis- of administratiekosten:
Polis- of administratiekosten gebruik je wanneer je per polis op de factuur een extra stukje in rekening wilt brengen. Je kunt er tevens voor kiezen om voor dit stukje ook assurantiebelasting te laten berekenen . Het aanzetten van de assurantiebelasting dien je wel eerst bij de instellingen in te regelen. Je doet dit in het witte boekje via “Instellingen”, “Algemeen” en daarna tabblad “Financieel”:
De poliskosten zelf dien je op de polis onder het tabblad “Premie” in te voeren achter “Tussenp. poliskosten“:
Bij iedere factuur die nu vanuit deze polis aangemaakt wordt komt nu een extra stukje “Poliskosten” te staan bovenop de kosten die al op de factuur staan.
Incassokosten:
Als we het in Assu over “Incassokosten” dan hebben we het over “Tussenpersoon incassokosten”. Wil je zelf bij je eindklant extra kosten in rekening brengen omdat er bijvoorbeeld facturen per post gestuurd moeten worden dan dien je die in te voeren bij “Tussenp. inc. kosten“. Op iedere factuur die vanaf de polis gemaakt wordt zal dit bedrag dan tevoorschijn komen:
Bemiddelings- of advieskosten:
Bemiddelings- of advieskosten kun je op drie verschillende manieren bij je klant in rekening brengen:
- Door middel van een abonnement
- Door middel van een losse factuur
- Door middel van tijdregistratie
1. Door middel van een abonnement
Door middel van een abonnement kun je de bemiddelingskosten op een zelf in te richten betalingsperiode in rekening brengen bij de relatie. Je dient hiervoor eerst via de Stamtabellen de juiste abonnement regel aan te maken en daarna kun je voor de relatie een abonnement aanmaken door op “toevoegen” te klikken in de abonnement tegel op de relatiekaart.
2. Door middel van een losse factuur
Bemiddeling door middel van een losse factuur doe je door een losse factuur aan te maken voor de relatie vanaf de relatiekaart wanneer je een handeling hebt gedaan voor de relatie:
Als factuurtype hoef je uiteraard niet persé “Bemiddeling” te kiezen. De factuurtypes zijn naar eigen wens in te richten via de Stamtabellen in Assu®.
3. Door middel van tijdregistratie
Door middel van tijdregistratie kun je vanaf de klantenkaart bijhouden hoeveel uur je aan een bepaalde taak hebt besteed voor de relatie en hiervoor een factuur op laten maken door het systeem. Dit kun je doen door middel van een handmatige tijdregistratie of een automatische tijdregistratie. Je kunt dan bijvoorbeeld een project aan te maken voor bemiddelings- of administratiekosten waar je de uren op weg kunt schrijven.
Kortom, wil je kosten in rekening brengen…bedenk van tevoren goed om welke kosten het gaat en maak dan de juiste keuze.
Gebruik voor het aanmaken van bemiddelings- of administratiekosten dus niet de poliskosten of incassokosten. Zoals je hier boven hebt kunnen lezen worden er namelijk voor iedere factuur die vanuit de polis gemaakt wordt automatisch extra aanvullende bedragen op facturen in rekening gebracht en dit is achteraf zeer lastig te corrigeren in de boekhouding als dit ten onrechte gebeurd is!
