In Assu® is er veel informatie te vinden. Deze informatie is op veel plekken terug te vinden en deze locaties zijn vaak ook nog eens naar eigen wens in te richten.

Omdat dit zeker voor onze nieuwe klanten nogal eens vragen oproept belichten wij in dit artikel een aantal zoekfuncties met daarbij tips waar je op moet letten.

Zoeken in de tegels

Iedere productkaart kun je naar wens voorzien van “Tegels”. Dit kunnen taken, notities of afspraken zijn, maar ook de diverse producten zijn als tegel toe te voegen aan bijvoorbeeld een relatiekaart.

Deze tegels kun je aan zetten door bovenaan de productkaart op “Weergave” te klikken:

Als de tegels aan gezet zijn kun je door op het vierkantje rechts bovenin elke tegel te klikken de tegel vergroten en kun je erin gaan zoeken. In het onderstaande hoofdstuk “Uitgebreid zoeken in de kolommen” leggen we uit hoe je verder zoekt in de tegel zelf.

Zoeken in de product overzichten

Vanuit de cockpit kun je door op “Zoek relatie”, “Zoek polis”, “Zoek schade” et cetera te klikken in de product overzichten komen. Je krijgt dan de mogelijkheid om door middel van “Megazoek” te gaan zoeken of via “Zoeken” op diverse zoekcriteria te gaan zoeken.

Wij raden altijd aan om via “Zoeken” te zoeken omdat de “Megazoek” optie niet heel precies is. Wil je bijvoorbeeld alle relaties in Breda zoeken en je vult Breda in bij “Megazoek” dan krijg je niet alleen iedereen te zien die in Breda woont maar ook mensen met Breda in hun achternaam of straatnaam.

Bij de optie “Soort relatie” kun je aanvinken welke relatiesoorten je wilt kunnen zien. Je hebt hier de keuze uit leverancier, klant, prospect, lead of een combinatie hiervan.

In bovenstaand voorbeeld kun je zien dat er in het rechter gedeelte van het scherm een gedeelte is wat “Filter” heet. Ook dit gedeelte is erg belangrijk omdat je zo je zoekopdracht beter kunt specificeren.

Zo kun je hier kiezen uit privé relaties, zakelijke relaties of beiden. Tevens kun je aanvinken of je actuele relaties of historische relaties of misschien wel beiden wilt kunnen zien. Krijg je een bepaalde relatie niet gevonden dan kan het eraan liggen dat deze filters niet goed aangevinkt staan (je zoekt bijvoorbeeld een actuele relatie maar deze staat als historische gemarkeerd).

Zoeken met minimaal aantal karakters

Omdat het ophalen van gegevens zonder dat je iets invulde bij de zoekvelden ervoor zorgde dat je pc erg traag werd hebben we besloten dat je ervoor kunt kiezen om een minimaal aantal karakters in te stellen bij de geavanceerde instellingen (witte boekje-Instellingen-Algemeen-geavanceerd). Deze optie is vooral handig voor kantoren die een erg groot klantenbestand hebben! Als je nu een aantal ingesteld hebt kun je niet langer per ongeluk op “Zoeken” klikken om alle relaties op te halen.

Zet een vinkje aan bij “Minimaal aantal tekens in zoekschermen gebruiken” en zet erachter neer hoeveel tekens je minimaal dient in te vullen. Sla het instellingen scherm vervolgens af en je kunt gaan zoeken.

Je zult nu zien dat de beide “Zoeken” knoppen grijs zijn dus je kunt niet zomaar per ongeluk op “niks” gaan zoeken en je collega’s overbelasten met een trage Assu®. Wil je toch op alles kunnen zoeken dan is deze instelling uiteraard ook weer net zo gemakkelijk “uit” te zetten.

In onderstaand voorbeeld kun je zien hoe je instelt dat je minimaal 3 tekens in dient te vullen voordat je mag gaan zoeken:

Uitgebreid zoeken in de kolommen

Of je nu in de tegels op zoek bent of in de productoverzichten, bij de beide mogelijkheden worden je resultaten weergegeven in kolommen. In deze kolommen kun je ook nog met meerdere mogelijkheden aan de slag gaan om je resultaten zo optimaal mogelijk te laten tonen. De volgende opties gaan in dit hoofdstukje ter spraken komen:

Sorteren in de kolommen

De inhoud van de kolommen is op alfabetische volgorde te zetten door 1 keer met de linker muisknop te klikken op de bovenste grijze regel. De kolom wordt nu van A tot Z gerangschikt. Als je dit nog een keer doet komt hij in de omgekeerde volgorde te staan. Dit werkt echter niet bij achternamen!

Door met de rechter muisknop 1 keer op de grijze regel boven een kolom te klikken kan er tevens een sorteermenu getoond worden. Hierin heb je ook nog een aantal sorteer mogelijkheden:

Filteren in de kolommen

Overal waar je kolommen vindt kunt je met filters aan de slag. Deze worden per gebruiker opgeslagen en blijven ook actief nadat Assu® opnieuw opgestart is. Zodra er een filter aan staat, is dit onder het zoekresultaat zichtbaar. Een filter kan tijdelijk worden aan- of uitgezet door het vinkje ervoor aan of uit te vinken. door op het kruisje ervoor te klikken kan een filter worden verwijderd.

Een filter kun je aan zetten door 1 keer met de linker muisknop op de grijze regel boven een kolom te klikken. Er komt dan een “pinnetje” tevoorschijn in het grijze vak. Door op dit pinnetje te klikken kun je een filter aanbrengen op de kolom.

In onderstaand voorbeeld klikken we bijvoorbeeld op het grijze vak “Plaats” zodat het pinnetje getoond wordt. Door hierop te klikken komt het veld tevoorschijn met alle plaatsnamen erin.

Door nu een vakje/waarde (in bovenstaand voorbeeld een bepaalde plaatsnaam) krijg je alleen die resultaten te zien die passen bij de opgevraagde waarde.

Let hierbij goed op: als je op deze manier een filter aanmaakt en je verlaat het scherm dan blijft dit filter actief totdat je het wist! Het kan dan gebeuren dat je geen resultaten krijgt op je zoekopdracht terwijl je zeker weet dat je goed aan het zoeken bent:

De veldkiezer

Het overzicht van kolommen is zodanig in te richten zodat je zelf kunt bepalen welke kolommen je wel en niet wilt zien. Dit kun je doen met de zgn. “Veldkiezer”. De veldkiezer kun je vinden door op de rechter muisknop te klikken bovenaan de kolommen:

 Wil je een kolom toevoegen in je overzicht dan klik je op de veldkiezer en sleep je de kolom(men) die in het overzicht tevoorschijn komt/komen naar je kolommenoverzicht:

Zo kun je ook weer een kolom verwijderen met behulp van de veldkiezer door de veldkiezer te openen en de gewenste kolomheader erin te slepen:

 Bovenstaande actie kan ook uitgevoerd worden zonder de veldkiezer zelf eerst te openen: klik een kolom header aan met de linker muisknop en sleep hem naar het grijze veld boven de kolommen totdat je daar een kruis ziet staan. Laat hem dan los en hij zal toegevoegd zijn aan de veldkiezer en niet langer in het overzicht te zien zijn.

Heb je na het lezen van bovenstaande tips nog steeds het gevoel dat je door de bomen het bos niet kunt zien? Misschien kunnen we dan wat voor je betekenen met een cursus op maat. Neem contact op met onze consultant en maak een afspraak voor een training aan huis: