Documentenarchief, een belangrijke tegel.
Een heel belangrijke tegel in Assu® is de documententegel. Ook wel documentenarchief of docarchief genoemd. In dit docarchief kun je namelijk op iedere relatie- of productkaart de documenten terugvinden die bij de betreffende relatie of het betreffende product horen.
In dit artikel gaan we in op een aantal belangrijke functionaliteiten binnen het docarchief.
Voordat je aan de slag gaat…
Als je met het docarchief aan de slag gaat zie je al gauw dat je de documenten een bepaalde beschrijving mee kunt geven. Dit zijn standaard beschrijvingen die in Assu staan. Als je ervoor wilt kiezen om met je eigen documentbeschrijvingen te gaan werken dan valt dat ook in te stellen. Je hebt hier alleen wel de juiste rechten voor nodig aangezien dit via de Stamtabellen dient te gebeuren. In de praktijk zal het erop neer komen dat de Key User dit in dient te gaan regelen.
Ga via tabblad “Stamtabellen” – “Algemeen” naar “Documentbeschrijvingen” en er opent een scherm waarin je zelf omschrijvingen in kunt voeren maar waar je ook voor bestaande beschrijvingen toegang voor gebruikers en gebruikersgroepen in kunt stellen en tevens aan kunt geven hoeveel maanden een document met een bepaalde beschrijving bewaard moet worden:
Waar kun je het docarchief vinden?
Het docarchief kun je zelf aan zetten op de relatie- of productkaart door bovenin de kaart op “Weergave” te klikken. Vink de optie “Documenten” aan en je krijgt rechts op de kaart een tegel voor het docarchief. Deze tegel is te openen door op de grijze balk bovenaan de tegel te klikken.
Hoe voeg je documenten toe?
In het docarchief kom je documenten tegen die per post of e-mail verzonden zijn maar je kunt er ook zelf handmatig documenten inzetten die je bijvoorbeeld op je bureaublad of verkenner hebt staan.
Een document kun je door middel van bladeren in de bestanden toevoegen of door middel van “drag and drop” (inslepen). Aangezien deze laatste optie het makkelijkste werkt houden wij deze aan in de verdere uitleg:
1 document inslepen in het docarchief:
Als je 1 document vanaf je bureaublad of andere lokatie op je pc in wilt slepen in het docarchief dan is dat eenvoudig te doen: zet je docarchief open en open ook de lokatie waar je het document hebt staan. Sleep het document in kwestie met de linker muisknop naar het docarchief en laat het daar los. Er zal dan een scherm getoond worden waarin je de naam en beschrijving van het document op kunt geven, de herkomst kunt aangeven en als je gebruik maakt van onze Appviseurs app ook nog een drietal opties aan kunt vinken:
Meerdere documenten tegelijk inslepen in het docarchief:
Meerdere documenten tegelijk inslepen werkt eigenlijk hetzelfde als 1 document inslepen. Het scherm waarin je de documentomschrijving en herkomst in moet voeren ziet er alleen anders uit. Je kunt bij deze optie per regel aangeven wat de beschrijving en herkomst is door op de regel te klikken of als je alles hetzelfde wilt hebben qua beschrijving en/of herkomst klik je op de bovenste regel. Onderstaand voorbeeld laat beide opties zien:
Zoeken in het docarchief
In het docarchief is veel in informatie te vinden. De belangrijkste zoekmogelijkheden zullen wij hieronder bespreken:
Zoeken met de “zoeken” knop:
Als je in het docarchief zit en je klikt op het icoontje met daarop een papiertje en een verrekijker dan krijg je de mogelijkheid om naar bepaalde zoekwoorden te zoeken. Als u het veld voor “hoofdlettergevoelig” aanvinkt dan toont Assu alleen resultaten die exact zo ingevoerd zijn als het zoekwoord.
Als u binnen bijlages van e-mails wilt zoeken dan kunt u dat doen door “e-mail bijlagen” aan te vinken. Alle e-mail bijlages die voldoen aan de ingevoerde zoekterm worden nu getoond.
Zoeken door middel van het “Groeperingspaneel”:
Er is een mogelijkheid om een subscherm te tonen in alle schermen van Assu® waar je kolommen te zien krijgt. Door middel van deze mogelijkheid krijg je een aantal extra opties te zien waarmee je onder andere kunt filteren in het docarchief. Eén optie binnen dit sub scherm is het aan zetten van het “Groeperingspaneel”. Als je dit aan zet krijg je een extra balk bovenaan je docarchief waar je kolommen heen kunt slepen maar waar je ook door middel van het vraagteken een zoekregel aan kunt zetten. Onderstaande GIF laat zien hoe je het groeperingspaneel aan zet en daarna door middel van het vraagteken de zoekregel aanzet om daarin te kunnen zoeken:
Wil je dit groeperingspaneel niet bovenaan je docarchief hebben staan dan zet je het makkelijk uit door met de rechter muisknop op de grijze regel te klikken en de optie uit te zetten:
Zoeken door middel van “CTRL-F”:
Heb je geen groeperingspaneel aan staan bovenaan je docarchief dan kun je op soortgelijke wijze zoeken door CTRL-F te doen in je docarchief. Er zal dan een zoekregel getoond worden waarin je je zoekterm in kunt voeren:
Heb je wel het groeperingspaneel aan staan en je zoekt met CTRL-F dan ga je in het zoekgedeelte van het groeperingspaneel zoeken zoals hier boven getoond.
Zoeken in het hele dossier:
Standaard staat het docarchief van de hoofdrelatie aan maar als je alles wilt zien wat er binnen het hele dossier van deze relatie staat (bijvoorbeeld documenten van de partner of kinderen) dan kun je door op de knop met het handje te klikken het gehele dossier te zien krijgen:
Een mappenstructuur aanbrengen:
Als je veel documenten in je docarchief hebt staan en je wilt deze op een andere manier in beeld krijgen dan kun je dat doen door middel van het eerder genoemde groeperingspaneel. Hier hebben we laten zien hoe je dat aan kunt zetten en in dit hoofdstuk laten we zien hoe je dit kunt gebruiken om een overzicht binnen je documenten te kunnen maken:
Sleep door middel van de linker muisknop de kop van de kolom naar de grijze regel en laat hem daar los. Doe dit ook met de volgende kop. Net zolang je een structuur hebt die naar wens is. In bovenstaand voorbeeld wordt eerst de naam getoond, daarna de datum en vervolgens de beschrijving.
Wil je dit weer ongedaan maken dan pak je de kopjes in de grijze balk op met de linker muisknop en sleep je ze weer terug naar de kolommen.
Overige functionaliteiten:
Zoals overal in Assu® kun je ook in het docarchief gebruik maken van de veldkiezer en filters om zo het overzicht naar eigen wens in te richten.
Een paar functionaliteiten die we hier nog even uit willen lichten zijn:
- een mail sturen vanuit het docarchief
- documenten overhevelen
De overige functionaliteiten zijn terug te vinden in onze handleiding.
Een mail sturen vanuit het docarchief:
Het is ook mogelijk om een document wat in het docarchief staat door te mailen naar 1 van de relaties in het dossier. Selecteer hiervoor het document wat je wilt gaan mailen en klik op de enveloppe. De stappen die je daarna neemt spreken voor zich en zijn te zien in onderstaande GIF:
Heeft de klant geen e-mailadres of staat er in zijn communicatieprofiel dat hij zijn post gewoon in de brievenbus wenst te ontvangen dan genereert deze optie een brief aan de klant.
Documenten overhevelen:
Als je documenten wilt overhevelen vanuit bijvoorbeeld een relatiekaart naar een productkaart of naar een geheel andere relatie dan is dat ook mogelijk. Selecteer hiervoor het document wat je wilt verplaatsen en klik daarna op de knop onder het handje met de gele map en je krijgt de mogelijkheid een andere klant te selecteren of een andere productkaart:
In het geval van het overhevelen naar een andere relatie kun je na het selecteren van de relatie ook nog de keuze maken uit een bepaalde productkaart van die nieuwe relatie.
