Grootboekrekeningen, bezint eer ge begint
Als je in Assu® aan de slag gaat met een gekoppelde administratie dan komen boekingen op een gegeven moment in je boekhouding terecht. Dit kan de Assu® boekhoudmodule Feniks zijn, maar ook bijvoorbeeld SnelStart of Exact Online. Dit gaat niet vanzelf. Je moet hiervoor een aantal instellingen goed zetten voordat je begint.
“Bezint eer ge begint
Ook voor onze boekhoudinstellingen geldt “bezint eer ge begint”. Dit klinkt misschien wat zwaar, maar als je voordat je begint met boekhouden je instellingen goed inregelt dan verloopt het uiteindelijke proces soepeltjes en heb je geen last van onnodige frustraties.
Voor alle boekhoudpaketten is het erg belangrijk dat alle boekhoudinstellingen in Assu® goed ingeregeld zijn voordat je aan de slag gaat. De gekoppelde boekhoudpakketten moeten namelijk hun informatie uit Assu® halen. Kunnen zij dat niet dan kan het namelijk gebeuren dat boekingen “kwijt” raken omdat ze bijvoorbeeld op een verkeerd grootboekrekening nummer geboekt worden.
Om dit soort verkeerde boekingen te voorkomen dien je de volgende instellingen altijd in orde hebben in Assu®:
- de grootboekrekeningen bij de boekhoudkoppelingen dienen goed te staan
- de instellingen op de maatschappijkaart dienen goed te staan
- de factuurtypes in de stamtabellen dienen juist te zijn
Grootboekrekeningen bij boekhoudkoppelingen:
In het witte boekje kom je via “Koppelingen”- “Boekhoudinstellingen” in een scherm waar je onder tabblad “Algemeen” alle grootboek rekeningen in kunt vullen. Staat hier het verkeerde nummer ingevuld dan dien je dat ook hier te wijzigen zodat de facturen niet meer op het verkeerde grootboek komen te staan.
Instellingen op de maatschappijkaart:
Op de maatschappijkaart onder tabblad “Extra instellingen” kun je voor een aantal boekingen aangeven op welk grootboek ze terecht dienen te komen. Staat hier het verkeerde nummer ingevuld dan dien je dat ook hier te wijzigen zodat de facturen niet meer op het verkeerde grootboek komen te staan.
Factuurtypes in de stamtabellen:
Als je de juiste rechten hebt in Assu® kun je via de Stamtabellen onder “Algemeen” – “Factuurtypes” per factuurtype bepalen op welk grootboek de factuur terecht moet komen. Dit gebeurt dan automatisch. Staat hier het verkeerde nummer ingevuld dan dien je dat ook hier te wijzigen zodat de facturen niet meer op het verkeerde grootboek komen te staan.
Heb je nu toch een probleem dat er een boeking “kwijt” is dan dien je bovenstaande instellingen te gaan controleren. We gaan hieronder voor drie soorten boekingen uitleggen welke instellingen je dient te gaan controleren:
- polisboekingen die verkeerd zijn gegaan
- schade boekingen die verkeerd zijn gegaan
- overige boekingen die verkeerd zijn gegaan
Polis boekingen die verkeerd zijn gegaan:
Als je een bepaalde polis boeking niet kunt vinden kijk dan eerst op de maatschappijkaart of daar de instellingen goed staan. Ligt daar het probleem niet kijk dan bij de boekhoudkoppelingen naar de algemene grootboekrekeningen instellingen.
Schade boekingen die verkeerd zijn gegaan:
Als je een bepaalde schade boeking niet kunt vinden dan heb je twee mogelijkheden:
- De boeking verloopt wel via de RC: kijk dan of de instellingen op de maatschappijkaart goed staan
- De boeking verloopt niet via de RC: kijk dan bij de algemene grootboekrekeningen instellingen of de tussen rekening schades goed staat.
Overige boekingen die verkeerd zijn gegaan:
Naast polis- en schade boekingen houden we alle overige boekingen over waarbij we de volgende twee types willen onderscheiden:
- Boekingen op abonnementen: kijk bij de boekhoudkoppelingen naar de algemene grootboekrekeningen instellingen of er een juist grootboeknummer staat bij “opbrengst abonnementen” óf als er een afwijkend factuurtype is gebruikt voor de abonnement factuur bij de factuurtypes.
- Alle overige boekingen die geen betrekking hebben of polissen, schades of abonnementen: kijk bij de boekhoudkoppelingen naar de algemene grootboekrekeningen instellingen of “Niet RC zonder BTW” en “Niet RC met BTW” goed staan óf naar de factuurtypes.
Als je consequent op bovenstaande manier te werk gaat zul je merken dat alles goed verloopt en er geen boekingen meer “kwijt” raken. Mocht je toch nog boekhoudkundige puzzels tegen komen dan kun je uiteraard altijd contact opnemen met onze Support afdeling.
